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来源: admin  Time2021-05-31

档案管理的数字化建立在现代网络技术与档案管理理念的基础上,即为数字化的档案处理,也是档案管理工作由人为化向数字化的系统转变。利用档案管理的数字化建设可实现信息载体的革新,还可实现数字化档案管理体系的建立。优化资源建设,规避物理载体储存信息的弊端。全部以数字形式记录于磁盘等计算机信息存储器中的处理办法,更有利于构建数字化档案管理体系。其中数字化的档案管理工作又可看作是信息化的收集与保管以及现代化的规章制度。

数字化档案管理的特点

(1)经济效益高。

即以增加办公费用和办公人员这样一种方式来解决这一难题。而数字化档案管理是机读档案,不再是传统纸质为载体的档案信息。这样不仅节省了占地面积,节省了保管费用。而且方便查阅,因此也避免了重复印刷而造成的纸张浪费和不必要的增加人员的费用。

(2)办公效率高。

数字化的档案管理使信息资料能快速归档,并尽快使用。以人事档案管理为例,由于管理对象的范围,并具有很强的流动性,如工人进厂,退休,流动性等,要想准确了解统计这些情况,传统的档案管理方法必须“归档”后才能进行查询。数字文件通过网络计算机管理,能够准确地反映当前情况。数据查询通过数字化档案管理变得十分简单,可以真正做到让办公室的工作人员足不出户便可知晓天下大事,数字文件实际上已经成为一个没有围墙的边界文件,档案保管也形成了文件实体保管基地到信息控制中心的转变。

(3)档案利用率高。

由于传统的档案大都以纸质为载体,通常保管在档案馆、档案室,给使用者造成了极大的不便。数字化档案管理使查找档案更加方便快捷,使用者可以准确地查询到到自己所需要的档案。信息网络的实现大大提高了档案的利用效率。使用着可以不受空间和时间的限制,更加便利快捷。

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